個人情報保護方針

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ヒラタフィールドエンジニアリング株式会社(以下、当社)は、 個人情報の保護に関する法律および関連する政省令、規則、ガイドライン等(以下、法令等)に基づき、 個人情報の適切な保護と利用に関して、次のとおり個人情報保護方針(以下、本方針)を策定し公表いたします。 なお、本方針は、個人情報の適正な取扱いを図るため、適宜見直しを行い、継続的な改善に努めます。

2020年4月1日

1.個人情報に関する取組方針

当社は、次の取組方針のもとで個人情報を取り扱います。

  1. 法令等を遵守するとともに、これらに準拠した管理体制を定め、個人情報の保護に努めます。
  2. 個人情報の適切な管理を行うため、部門ごとに責任者を定め、全従業員に対し個人情報保護に関する教育を実施していきます。
  3. 正当な理由のある場合を除き、個人情報を第三者には提供いたしません。

2.利用目的について

当社は、当社が保有する個人情報について本人の同意を得た場合および法令等により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、明示または公表した利用目的の範囲でのみ利用いたします。 当社は、個人情報を以下の利用目的の範囲内で取り扱います。

取得する個人情報の種別と利用目的

個人情報の種別 利用目的
お問い合わせいただいた皆様の個人情報
  • お問い合わせへの対応およびその対応記録の保管
工場見学等の申込者の皆様の個人情報
  • ご見学時の対応および緊急時のご連絡、アンケートのご依頼
アンケート、その他調査等へご協力いただいた皆様の個人情報
  • マーケティング等(個人を特定しない統計的情報の形で利用)
当社が企画、運営または参加するイベント等にご参加いただいた皆様の個人情報
  • イベントの管理運営、アンケートのご依頼等
監視カメラの記録等の個人情報
  • 施設の防犯、セキュリティ
近隣の皆様の個人情報
  • 渉外に関する連絡、相談、検討、折衝、情報提供、配布物等の授受および対応
  • 共同作業の運営それに伴う連絡、相談、検討、情報提供および配布物の授受
株主の皆様の個人情報
  • 法令等に基づく権利の行使および義務の履行への対応
  • 株式に関する業務の遂行(株主様管理、招集通知その他の配布物の送付)
お取引先の皆様の個人情報
  • 当社が取り扱う製品、サービスの提供および保守
  • 商談、打合せ、当社施設の入退管理、連絡
採用応募者の皆様の個人情報
  • 採否の検討および決定
役員、従業員等(内定者含む)、退職者およびそのご家族の皆様の個人情報
  • 業務上の連絡、勤怠管理、給与の支払い、経費の精算、人員の適正配置、人事評価、能力開発、福利厚生、 安全衛生等の労務管理その他労働関係法令、税関係法令および社会福祉関係法令に定められた義務の履行
  • 社内規程に定められた各種手続の受理、履行および管理
  • 健康保険組合、企業年金基金等の福利厚生関係およびグループ会社等への連絡、 社内報等配布物の送付、非常時の連絡、OB会等親睦活動における連絡、配布物の送付
※公表事項は、予告なく改定する場合がありますのであらかじめご了承ください。

3.共同利用について

当社は、以下のとおり共同利用者と利用目的の範囲内で個人情報を共同利用することがあります。

共同利用の内容

共同して利用する項目① 役員、従業員等の個人情報のうち社内開示情報
(例)内線電話番号(氏名、職位・所属名含む)、メールアドレス等の連絡先
共同利用者の範囲 当社
共同利用者の利用目的 出向、応援等の人材に係る雇用管理および業務連絡のため
共同利用に際しての管理責任者 当社管理部長
同して利用する項目② 役員、従業員等の個人情報のうち、下記利用目的の実行に必要な項目
共同利用者の範囲 当社
共同利用者の利用目的 取得時の利用目的の範囲で雇用管理、福利厚生、業務上必要なサービス支援のため
共同利用に際しての管理責任者 当社管理部長
共同して利用する項目③ お取引先の皆様の氏名(法人団体の場合は役員、従業員の氏名および職位・所属名)、郵便番号、住所、電話番号、ファックス番号、電子メールアドレス
共同利用者の範囲 当社、出向契約を締結した会社、健康保険組合、企業年金基金、共済会、福利厚生取扱会社、労働組合
共同利用者の利用目的 お問い合わせ・ご要望や資料請求への適切な回答と対応
購買取引に関するすべての業務(例)見積照会、注文、支払など
共同利用に際しての管理責任者 当社管理部長
共同して利用する項目④ お取引先の皆様の氏名(法人団体の場合は役員、従業員の氏名および職位・所属名)、郵便番号、住所、ファックス番号、メールアドレス、 支払要件(被振込銀行名、支店名、預金種別、口座名義、口座ナンバー)
共同利用者の範囲 当社
共同利用者の利用目的 取引先別債権債務残高管理および請求、入金・支払処理のため
共同利用に際しての管理責任者 当社管理部長

4.個人データの正確性の確保について

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データが正確かつ最新の内容に保たれるように努めます。

5.安全管理措置について

  1. 当社は、個人情報への不正アクセス、個人データの漏えい、滅失および毀損などの防止のために合理的な安全管理措置を行います。
  2. 当社は、本方針第2項の利用目的の実施に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを第三者に委託することがあります。 この場合、当社は、個人情報を適正に取り扱うと認める業務委託先を選定し、契約により個人情報の取り扱いに関する取り決めを行った上、 当該業務委託先に対して取り扱いを委託し、適切な管理がなされるよう監督を行います。

6.個人データの第三者提供について

当社は、以下の場合を除き、ご提供いただいた個人データを第三者に提供いたしません。

  1. 個人データの提供についてあらかじめ同意がある場合
  2. 利用目的に必要な範囲で業務委託先に対して個人データを提供する場合
  3. その他、法令等により第三者に対する提供が認められる場合

7.保有個人データの開示・訂正等について

当社は、保有個人データの利用目的の通知の求め、または保有個人データの開示、訂正、追加、削除、利用の停止、 消去もしくは第三者提供の停止(以下、まとめて開示等)の請求があった場合、 これらに誠実に対応するものといたします。なお、開示等の請求手続き詳細につきましては、本方針第8項をご参照ください。

8.開示等の請求手続について

本人または代理人からの保有個人データの開示等の請求に関する手続は、以下のとおりといたします。

開示等の請求手続

①請求先 〒861-1116 熊本県合志市福原1番15
ヒラタフィールドエンジニアリング株式会社 個人情報お問い合わせ窓口 宛
②提出すべき書類 ・下記a)の開示等請求書を印刷し、必要事項を記載の上、下記b)本人確認書類、 c)返信用封筒を同封の上、簡易書留または配達記録で上記請求先までご送付ください。
・なお、本人確認書類の取得費用、郵送料等の経費は、すべてご本人負担とさせていただきます。
a)開示等請求書 請求書式(ダウンロード)word形式
b)本人確認書類 ・請求に際し、以下のいずれかのコピーを同封してください。
 運転免許証、パスポート、健康保険証、年金手帳
(代理人による場合) ・上記本人確認書類のほか、下記書類を同封してください。
●法定代理人の場合
・法定代理権があることを確認するための書類
・法定代理人本人を確認するため以下のいずれかのコピー
 運転免許証、パスポート、健康保険証、年金手帳
●委任による代理人の場合
・委任状(本人の実印の押印があるもの)
・本人の印鑑証明書
・代理人本人を確認するため以下のいずれかのコピー
 運転免許証、パスポート、健康保険証、年金手帳
c)返信用封筒 ・ご本人または代理人の確認書類に記載の住所をご記入ください。
・利用目的の通知または開示の求めの場合には、配達証明付書留郵便分として900円分の切手を貼付ください。
・保有個人データの訂正、追加、削除、利用の停止、消去等のご請求については、返信用封筒の同封は不要です。
③回答方法 ・同封いただいた返信用封筒にて、書面によりご回答いたします。
④ご請求に応じられない場合 ・当社の業務の適切な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、 法令に定めがある場合、および上記②提出すべき書類に不備がある場合は、「開示等の請 求」に応じることができませんのであらかじめご了承ください。

9.個人情報に関するお問い合わせ窓口

当社が保有する個人情報に関するご相談、ご質問などを受け付けています。下記の問い合わせフォームをご利用ください。

なお、直接のご来社、電話、FAX等の方法でのお問い合わせは受け付けておりませんので、あらかじめご了承ください。

以上